仕事量が多すぎて限界です。
効率が悪いから？能力不足？
本当の原因と対処法が知りたい。
そんな疑問に答えます。
仕事量が多すぎてこなせない人が増えてます。でも、能力不足と自分を責めないでください。
その原因の多くは能力の問題ではなく、キャパオーバーの状況の方が多いのです。さらに奥に潜む原因は、会社や上司の「やむをえない事情」に隠れています。
- 結論から言います。
仕事が多すぎてこなせない問題には、実はその社員の「真面目さ」が関係しているのです。
「そんなはずはない…」と思うかもしれません。でも、これは真実です。なぜそうなるのか、本記事でわかりやすく解説していきます。
この記事の内容は、他では読めない視点からの解説です。最後までお付き合いください。
追伸：本文の最後に素敵なマニュアルのプレゼントをご用意しています。
- 記事を書いている人の専門性と実績
経歴：
新卒8ヶ月での挫折退職から再出発。26年の会社員経験（10年は複業）を経て起業。現在は個性を活かす道を拓く会社を経営。
専門：
仕事が多すぎてこなせない悩みを抱える人を含む、2000人超の女性指導実績。本当の強みを発見し、人生を新たな方向へ導くプロ。やりがいのある転職から起業まで、前職や年齢を超えた女性の夢実現に定評。
メディア/著書：
日本経済新聞、日経WOMAN他多数掲載。著書「私はこの仕事が好き！自分の”強み”を活かして稼ぐ方法（大和出版）」
仕事が多すぎてこなせない4つの裏事情
仕事が多すぎてこなせない原因には、意外な真実が隠れています。ここでは4つの本質的な理由を解説します。
お読みになるとわかりますけれど、少し切ないお話です。しかし、事実を知ることは大切ですので心してお読みください。
原因1：真面目に仕事をこなす社員だから
仕事が多すぎてこなせなくなる原因の1つ目は、真面目に仕事をこなす社員だからです。「でも、それは当たり前のこと」と思うかもしれませんね。
しかし、ここには会社の事情が隠れています。多くの会社や上司は、実力や貢献度をあえて認めないことがあるのです。
なぜなら、価値が認められることで、給料アップや待遇改善が必要になり、会社にとって扱いづらい存在になってしまうから。そのため「もっとできるはず。がんばってみなさい」と、さらなる努力を求められ続けるのです。
原因2：仕事はできる人に集中する特性
仕事が多すぎてこなせなくなる原因の2つ目は、仕事が「できる人」に集中する特性があるからです。
会社の中では、優秀な社員が全体を支えているという現実があります。いわゆる「20％の優秀な社員が、80％の成果を生み出している」という構図です。これは、イタリアの経済学者ヴィルフレド・パレートが提唱した「パレートの法則」に当てはまります。
パレートの法則は、イタリアの経済学者ヴィルフレド・パレートが発見した冪乗則(べきじょうそく)。
経済において、全体の数値の大部分は、全体を構成するうちの一部の要素が生み出しているとした。80:20の法則、ばらつきの法則とも呼ばれる。
出典：ウィキペディア
この法則が組織においてどう働くかというと、優秀な社員に自然と仕事が集中するため、その人たちの負担がどんどん増えてしまうのです。さらに、耐えきれず辞めてしまう人が出ると、結果として残った優秀な人にさらに多くの仕事が流れ込むという悪循環が生まれます。
このように、仕事が「できる人」に集まる仕組みが、仕事が多すぎてこなせなくなる原因の1つになっているのです。
優秀であるがゆえの悲劇です
原因3：業務の属人化が起こっている
仕事が多すぎてこなせなくなる原因の3つ目は、業務の属人化が起こっていることです。
属人化とは、特定の仕事や業務が特定の人に依存してしまい、その人にしか対応できない状態になることを指します。わかりやすく言うと、「この仕事は○○さんにしかできない」という状況が生まれることです。
私自身も経験がありますが、IT関連のタスクが完全に私に依存している状態でした。その結果、時間のかかる仕事が次々と押し寄せ、毎日夜遅くまで作業を続ける日々が続きました。このような状況は、特に社員数が少ない零細企業ではよくある問題です。
属人化が起こると、特定の人が抜けられない状態が生まれ、さらに負担が増えるという悪循環が発生します。
原因4：人を増やせない会社側の事情
仕事が多すぎてこなせなくなる原因の4つ目は、人を増やせない会社の事情です。
日本の企業の多くは、必要最低限の人数で業務を回しているのが実情です。そのため、一人当たりの仕事量が増えすぎてしまい、苦しくなるのは避けられません。
特に中小企業では、人手不足が深刻です。社長の営業力や社員一人ひとりの頑張りに頼って会社が何とか成り立っていることも少なくありません。このような状況では、余裕を持った人員配置が難しく、結果として業務過多に陥る社員が出やすくなります。
ここまでを以下にまとめますね
- 仕事量多すぎてこなせない原因
- 優秀で素直な社員だから
- 仕事は高い方に流れる特性がある
- 業務の属人化が起こっている
- 人を増やせない会社の事情がある
仕事量が多すぎる！今すぐ実践できる10の対処法
仕事が多すぎる状況が続くと、心身の健康に深刻な影響を及ぼす可能性があります。改善するための対処法を解説します。取り急ぎ下記の実践をおすすめします。
- 仕事が多すぎてこなせない状況への対処法
- 整理整頓する
- 2. “本当に必要な仕事”を見極める
- 優先順位を決める
- 完璧より最適を目指す
- 時間割を作る
- 効率化のアドバイスを受ける
- 他人の協力を仰ぐ
- 上司に現状をきちんと伝える
- 定時に帰る覚悟で挑む
- 無理やりにでも休憩する
1．整理整頓する
仕事が多すぎてこなせない状況を改善するための対処法の1つ目は、整理整頓することです。
「忙しくてそんな時間はない」そう思われるかもしれません。実際、仕事が多すぎる状況で、整理整頓などしている余裕はないと感じるはずです。
しかし、あえてここからスタートする理由があります。ある調査では、ビジネスパーソンは1日平均36分を「探し物」に費やしているそうです。つまり、たった2日で1時間以上が無駄になっているのです。
最低限、次の2つから始めましょう
- 書類をファイルに分類して保管
- PC内のファイル・フォルダの整理
- デスク周りを片付ける
たったこれだけで、毎日30分以上の時間を取り戻せる可能性があります。月に換算すると約10時間。まさに「時間を生み出す投資」です。
「整理は後回しでいい」と思っているうちに、貴重な時間は確実に失われていっているのかもしれません。
2.”本当に必要な仕事”を見極める
仕事が多すぎてこなせない状況を改善するための対処法の2つ目は、タスクを見直すことです。毎日こなしている仕事の中に、実は誰も必要としていないものが紛れ込んでいないでしょうか？
私も取締役時代、こんな経験があります。「将来きっと役立つはず」と、毎週2時間かけて詳細なマーケットデータを収集していました。1年後、そのデータを見返してハッとしました。
一度も活用されていなかったのです。
年間100時間以上を、誰も必要としない作業に費やしていたことになります。こうした”見えない無駄”を減らすには
- 今の全タスクを書き出す
- それぞれに「誰が」「何のために」必要としているか検討
- 答えが曖昧なものは上司や関係者に確認
意外かもしれませんが、この作業で多くの場合、全体の2〜3割の工数が削減できます。
「これって本当に必要？」という小さな疑問が、大きな時間の節約につながるのです。
3．優先順位を決める
仕事が多すぎてこなせない状況を改善するための対処法の3つ目は、優先順位を決めることです。
「優先順位をつけろ」誰もが知っているアドバイスですが、実践できている人は意外と少ないものです。
なぜでしょうか？
それは、「重要」と「緊急」を混同しているからかもしれません。
たとえば、
- 上司からの急な依頼（緊急だが重要とは限らない）
- 期末の売上分析（重要だが今日中とは限らない）
- クレーム対応（緊急かつ重要）
- 定型的な月次報告（どちらでもない）
これらを正しく仕分けするには、シンプルな基準が必要です：
- 重要かつ緊急 → 今すぐ着手
- 緊急だが重要でない → できるだけ委譲
- 重要だが緊急でない → 計画的に処理
- どちらでもない → 思い切って廃止を検討
特に注目すべきは2番目。「緊急だが重要でない」タスクこそ、時間を最も奪っている可能性が高いのです。この仕分けを始めると、意外な発見があるはずです。
実は「急ぎ」と言われている仕事の半分以上が、担当すべき「重要な仕事」ではないかもしれません。
4．完璧より最適を目指す
仕事が多すぎてこなせない状況を改善するための対処法の4つ目は、完璧より最適を目指すこと。
ある新入社員から相談を受けたことがあります。「先輩の資料は完璧です。私も同じレベルを目指していますが、時間が足りなくて…」その”先輩の完璧な資料”を見せてもらいました。確かに美しい。
でも、上司が求めていたのは「今月の売上傾向」というシンプルな情報だけ。その資料には、誰も求めていない詳細なデータや、手の込んだグラフが満載でした。
- 完璧は、時として「過剰品質」になります。
では、どこまでやるべきでしょう。シンプルな判断基準があります。
- 相手は何を求めているのか？
- いつまでに必要なのか？
- その情報で意思決定できるか？
たとえば報告書なら、
- 結論を最初に書く
- 重要なデータだけをピックアップ
- 詳細は付録に回す
「もっと良くできたはず」その思いは大切です。でも、それは次の機会の課題。今必要なのは、相手が求める価値を、適切なタイミングで届けることなのです。
5．時間割を作る
仕事が多すぎてこなせない状況を改善するための対処法の5つ目は、時間割を作ることです。
しかし、「時間割なんて、すぐに崩れてしまう」そう思いませんか？
確かに、予定外の出来事が次々と発生します。でもこれは逆説的ですが、だからこそ時間割が重要なのです。
人間の集中力には明確なリズムがあります。
- 午前中（特に10-12時）
：集中力が最も高い - 午後2-3時：集中力が低下
- 午後4時以降：再び上昇傾向
この生体リズムを活用した基本の時間割
- 9:00-10:00：メール確認と今日の計画立て
- 10:00-12:00：最重要タスク（企画書作成など）
- 13:00-15:00：ルーティンワーク、簡単な返信業務
- 15:00-16:00：ミーティング
- 16:00-17:30：翌日の準備と残タスク処理
もちろん、この通りにできないのは承知の上で書いてます。
重要なのは、「完璧な時間割」ではありません。たとえ予定外の出来事で崩れても、「戻るべき軸」があることが大切なのです。
実は、この「軸」があるだけで、1日の仕事の質が大きく変わってきますよ。
6．”時短の知恵”を借りる
仕事が多すぎてこなせない状況を改善するための対処法の6つ目は、”時短の知恵”を借りることです。仕事の効率化で意外と見落としがちなのが、先輩たちの経験値です。
同じ仕事を何年も続けてきた先輩たちは、実は「時短の達人」かもしれません。 自分が悩んでいる業務フローの改善策を、すでに編み出している可能性が高いのです。
たとえば：
- エクセルの作業を数クリックで終わらせるマクロ
- 定型文書の便利なテンプレート
- 情報共有の効率的な仕組み
- 取引先とのコミュニケーションのコツ
特に注目したいのは、「属人化」している効率化の知恵です。 多くの場合、誰も聞かないから共有されていないだけで、聞けば快く教えてくれるものです。
思いがけない発見があるはずです。 先輩たちの知恵を借りることは、決して恥ずかしいことではありません。 むしろ、仕事を改善しようとする積極的な姿勢として評価されるのです。
7．他人の協力を仰ぐ
仕事が多すぎてこなせない状況を改善するための対処法の7つ目は、他人の協力を仰ぐことです。
「迷惑をかけたくない」 「自分でなんとかすべき」こんな思いが、追い詰めていませんか？
実は、周りの人は状況に気づいていない可能性が高いのです。
なぜなら、
- いつも笑顔で「大丈夫です」と言っている
- 締切には何とか間に合わせている
- 仕事の質は落としていない
そう、頑張りすぎているから、誰も問題に気づかないのです。
助けを求める具体的なステップ：
- まず状況を可視化する
- 今抱えている仕事のリストを作成
- 各タスクにかかる時間を概算
- 期限と優先順位を明確に
- 適切な相手を選ぶ
- 直属の上司や同僚
- 関連部署の協力者
- 部下がいる場合は部下
- 建設的な提案として伝える
○○の部分を手伝ってもらえると、△△の重要案件に集中できます
これは決して弱さの表れではありません。 むしろ、チームの生産性を考えた賢明な判断なのです。
8．上司への報告は”見える化”がカギ
仕事が多すぎてこなせない状況を改善するための対処法の8つ目は、上司に現状をきちんと伝えることです。上司に「仕事が多すぎる」と直接訴えても、具体的な改善につながりにくいものです。
なぜなら、上司の立場からは
「頑張れば何とかなるのでは」
「具体的に何が問題なのか分からない」
という思考になりがちだからです。そこで、効果的な報告方法をご紹介します。
上司への効果的な報告のコツ
1. 現状を数値で示す
平均所要時間：1件4時間
必要な総時間：60時間
実際の稼働可能時間：40時間
2. 影響を具体的に説明
A案件に時間を取られ、より重要なB案件の着手が遅れています
3. 建設的な提案を添える
C業務を別メンバーに移管できれば、重要案件に注力できます
このように「見える化」された報告であれば
– 具体的な対策を考えやすい
– あなたの状況を正確に理解できる
上司も、組織全体のパフォーマンスを考える立場です。数字と事実に基づく冷静な報告は、必ず前向きな議論につながります。
9．定時に帰る覚悟で挑む
仕事が多すぎてこなせない状況を改善するための対処法の9つ目は、定時に帰る覚悟で挑むこと。
「残業すれば、いつかは片付く」その考えが、実は仕事の質を下げているかもしれません。
ある興味深い研究では、1日10時間以上働く人の生産性は、8時間勤務の人と比べて最大28%も低下するという結果が出ています。
- その理由は人間の脳の特性にあります
– 無意識のうちにペースを落とす
– ミスが増える
– 修正作業に更に時間がかかる
この悪循環を断ち切るには、
2. 重要タスクに120分の集中タイムを設定
3. 17時までに終えるべきことを明確化
4. 「残業できない理由」を作る
（例：習い事の予約、家族との約束）
「定時に帰れるはずがない」そう思った瞬間から、脳は「長時間戦争」モードに入ってしまいます。
逆に「定時に帰る」と決めた瞬間、脳は「限られた時間で最大の成果を」というモードに切り替わるのです。
10．無理やりにでも休憩する
仕事が多すぎてこなせない状況を改善するための対処法の最後は、無理やりにでも休憩すること。
「こんなに仕事が溜まっているのに、休憩なんて…」そう思う人こそ、知っておいてほしい科学的事実があります。
人間の脳は、90分の集中サイクルを繰り返すように設計されています。
– 次の60分：高集中期
– 最後の15分：集中力低下期
このサイクルを無視して働き続けると、
– ミスが2倍に増加
– 記憶力と判断力が著しく低下
- 効果的な休憩の取り方
2. 昼食後の15分仮眠
3. 3時のコーヒーブレイク
「休憩＝時間の無駄」ではありません。むしろ、「休憩＝パフォーマンス維持のための必要投資」なのです。
8時間ぶっ通しで働くより、適切な休憩を入れた方が、結果的に多くの仕事をこなせます。これは、もはや科学的な事実です。
ここまでをもう一度まとめたものがこちら↓
- 仕事が多すぎてこなせない状況への対処法
- 整理整頓する
- タスクを見直す
- 優先順位を決める
- 完璧より最適を目指す
- 時間割を作る
- “時短の知恵”を借りる
- 他人の協力を仰ぐ
- 上司への報告は”見える化”
- 定時に帰る覚悟で挑む
- 無理やりにでも休憩する
仕事が多すぎてこなせない人の意外な特徴
ここまで具体的な対処法をご紹介してきましたが、実は重要な事実があります。仕事が多すぎてこなせない状況には、意外な特徴が隠れているのです。
ちなみに、仕事で多すぎてこなせなくなる人の「一般的な」特徴は下記になります。
| 特徴 | 説明 |
|---|---|
| 時間管理が苦手 | 効率的なタイムマネジメントができず、時間を無駄に使ってしまう |
| 優先順位の付け方が不適切 | 重要なタスクとそうでないタスクの区別がつけられず、効率的に仕事が進められない |
| タスクの抱え込み | 他人に仕事を任せることができず、すべてのタスクを自分で抱え込む傾向がある |
| 完璧主義 | 仕事に対して完璧を求めすぎて、細部にこだわりすぎて効率が悪くなる |
| プロジェクト管理が不得意 | タスクの進捗状況や期限を把握しきれず、計画通りに仕事が進められない |
| コミュニケーション不足 | チームメンバーや上司とのコミュニケーションが不十分で、認識の齟齬やタスクの重複が発生 |
| ストレス耐性が低い | ストレスをうまく処理できず、ストレスが溜まると作業効率が低下する |
| 自己評価が甘い | 自分の能力や限界を正確に把握できず、実際にこなせる仕事量より多くの仕事を引き受ける |
| 休みが不足している | 適切な休息を取らず、疲労が溜まり、仕事の効率が低下する |
| スキルアップが不十分 | 自分のスキルを磨くことに十分な時間を割かず、仕事の効率が改善されず、仕事量がこなせなくなる |
上記の表にあてはまらない、意外すぎるくらい意外な特徴を持つ人がいます。
以下の3つの特徴です。
- 仕事が早い
- 仕事が正確
- 気持ちよく引き受けてくれる
上記の特徴を持つ人は、100％真面目で素直な人たちです。ストレスを抱えながらも仕事量の多さのせいにせず、業務処理能力を高めようと考えるタイプ。それだけにどんどん仕事が集まります。
やがて…うまくこなせないと自分を責める。次第にキャパオーバーとなりパンクする…というのがお決まりのパターンです。
以上が、仕事が多すぎてこなせなくなる人の意外な特徴です。
辞める前に調べるべきチェックポイント
ここまでお読みになった方々は、転職も頭をよぎっているのではないでしょうか。自分の身は自分で守らねばなりません。「仕事が多すぎる」と思ったときは原則、自分を守るようにしましょう。
状況によっては、今の仕事を辞めたほうがいいかもしれません。下記をチェックして今後のことを考えるべきかチェックするといいですよ。
- 辞める前に調べておきたいチェックポイント
- 仕事量が改善される余地はあるか？
- やりがいを感じるか？
- スキルアップにつながっているか？
- 給料が上がる見込みはあるか？
- 他社ならいくらもらえそうか？
(1)仕事量が改善される余地はあるか？
今の仕事を辞める前に調べておきたいチェックポイントの1つ目は、仕事量が改善される余地はあるかです。
「業績も業界も伸びている」「今後は社員が増えそう」など、会社の状況が変わる雰囲気があれば、仕事量は改善される余地があります。
会社のスタート時期は、少ない人数でまわすことも多く、ひとり当たりの仕事量は多くなる傾向があります。
会社が大きくなれば改善の可能性ありです。
一方、会社の状況が変わる様子がなければ、改善される可能性は低いでしょうね。
(2)やりがいを感じるか？
今の仕事を辞める前に調べておきたいチェックポイントの2つ目は、やりがいを感じるかです。
仕事自体にやりがいを感じるかどうかもチェックしましょう。
やりがいは仕事のモチベーションを司る大切なエネルギーです。
やりがいがすでに消失しているようですと続けるのは厳しいですね。
(3)スキルアップにつながっているか？
今の仕事を辞める前に調べておきたいチェックポイントの3つ目は、スキルアップにつながっているかです。
仕事が多すぎても、スキルアップにつながり、成長感を得られているのであればしばらく様子を見るのも悪くありません。
良い条件の転職や起業・フリーランスの道など自分の未来をつくることができるからね。
(4)給料が上がる見込みはあるか？
今の仕事を辞める前に調べておきたいチェックポイントの4つ目は、給料が上がる見込みはあるかです。
出世や給料アップの可能性があるかどうか社内を見渡してみましょう。上司の給料を把握すると、自分の将来予想の参考になりますよ。
見込みがないのであれば、早いうちに転職を考えた方がいいかもしれません。
(5)他社ならいくらもらえそうか？
今の仕事を辞める前に調べておきたいチェックポイントの5つ目は、他社ならいくらもらえそうかです。
求人情報をチェックしたり転職エージェントに問い合わせたりして、どのようなところに転職できそうか、年収がどれくらいになりそうか調べると自分を客観視できます。
無料でやってくれますよ。自分にどれほどの価値があるか理解すると、残るか転職するかひとつの目安になります。
自分の見つめ直し完全マニュアル【無料】
ここまでお読みいただいた方の中には、「転職を考えるべきか」「このまま頑張るべきか」と迷っている方も多いのではないでしょうか。結論を出す前に、自分自身をじっくり見つめ直す時間を持つことをおすすめします。
・今の仕事は本当に自分に合っているのか
・自分の強みは何なのか
・どんな環境で働くのが理想なのか
こうした問いに向き合うことで、次のステップが見えてくるはずです。ただ、1人で考えを整理するのは難しいものです。そんなときに役立つ自分の見つめ直し完全マニュアルが完成しました。
このマニュアルは、これまでの人生を振り返り、自分の特性を体系的に整理して分かりやすく理解することができます。
制作に10年の歳月をかけた逸品。以下、充実の内容です。
- 自分の棚卸しに使える100の質問シート：自分自身を深く理解するための問いかけを提供し、長所や可能性を探るのに役立ちます。
- 自己肯定感を高めるための100の質問シート：自信を持って前向きに生きるための支援をします。
- 今の仕事合う？合わないチェックリスト：現在の職場環境が自分に合っているか評価するのに役立ちます。
- やる気ペンタゴンチャート：モチベーションを高め、行動を促すためのツールです。
- ときめきのツボワークシート：自分の情熱や興味が何にあるのかを探るのに役立ちます。
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私との直接のやりとりもできますよ
最後に筆者からの大切なメッセージ
この記事をここまで読んでくださり、ありがとうございます。私も以前は、仕事が多すぎて夜遅くまで残業する日々を送っていました。そして、「能力が足りないから」と、ずっと自分を責め続けていたのです。
でも、それは違いました。
むしろ、真面目に仕事と向き合い、確実に成果を出せる人だからこそ、仕事が集中してしまう。このパターンを理解できたとき、考え方は大きく変わりました。
今、この記事を読んでいる方も、きっと真面目に仕事に取り組み、周りから信頼される人なのだと思います。今、この記事を読んでいる方も、きっと真面目に仕事に取り組み、周りから信頼される人なのだと思います。だからこそ、つい頑張りすぎてしまうのかもしれません。
もし「どうしたら自分の力をもっと活かせるのか」「無理なく働きたい」と感じたら、自分力活用講座で新しい気づきを得られるかもしれません。ぜひご自身のタイミングでご覧ください。
この記事で紹介した方法を、無理のない範囲で少しずつ試していただければと思います。そして、時には「これで十分」と立ち止まることも大切です。
皆さまが、より良い環境で働けることを願っています。私の経験から得た気づきが、少しでもお役に立てば幸いです。
魂の女性成長支援・浅野塾代表 浅野ヨシオ
浅野ヨシオ：
女性成長支援コンサルタント。
魂の女性成長支援・浅野塾 代表。
2007年よりビジネスパーソンや出版希望者を対象とした、自分の強みを発見し唯一無二のブランドを作る講師として活動。ハイキャリアの女性たちでも自分の能力がわからず強い自信を持てずにいることを知る。
2011年、女性成長支援の講座を起ち上げ、幼少期から現在までの人生史を平均200時間以上かけて深掘りする指導に定評がある。
通算14年2000人超の女性専門指導の経験により、心を縛る足かせをはずし、自分にとっての幸せを追求する自己実現プログラムを多数構築する。
著書に「私はこの仕事が好き！自分の強みを活かして稼ぐ方法(大和出版)」がある。
◎メディア実績：日本経済新聞／日経WOMAN／PRESIDENTほか多数
◎講演実績：横浜市経済観光局／多摩大学／NPO法人Woman’sサポート／自由大学／青森商工会連合会／天狼院書店／(株)スクー／ほか多数
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