仕事量が多すぎてキャパオーバーです。効率が悪いから？
本当の原因はなに？
対処法も知りたいな。
そんな疑問に答えます。
仕事量が多すぎてこなせない人が増えてますね。でも、能力不足と自分を責めないでくださいね。
その原因の多くは、能力の問題ではなくキャパオーバーの場合が多い。
さらに奥に潜む原因は、会社や上司の「やむなき事情」に隠れています。
- 結論から言います。
仕事が多すぎてこなせない問題には、当人の優秀さが災いしている場合があるのです。
「そんなはずはない！」と拒絶したくなるかもしれませんが真実です。意味不明だと思いますので、本記事でわかりやすく解説します。
この記事の内容は、他では読めないと思いますので最後までお読みくださいね。3分くらいで読めます。
- この記事の信頼性が不安な方へ
※読み飛ばしOKです
この記事を書いている私は、働く女性のモヤモヤ相談やキャリアの棚卸しに10年以上向き合いつづけてきました。
仕事量が多すぎて悩む人を含め、2000人以上指導して知り得たことをお伝えしています。
日本経済新聞、日経WOMANを始め多数のメディアで取り上げられました。
「私はこの仕事が好き!！自分の“強み”を活かして稼ぐ方法（大和出版）」という本も出版しています。
詳しいプロフィールはこちらです
仕事量が多すぎてこなせない原因【裏事情】
仕事量多すぎてこなせない原因について4つ解説します。
お読みになるとわかりますけれど、ちょっと切ないお話です。しかし事実を知ることは大切なので、心してお読みくださいね。
（原因1）優秀で素直な社員だから
仕事が多すぎて苦しくなる原因の1つ目は、優秀で素直な社員だからです。そうお伝えすると「私は優秀じゃないです」と否定したくなるかも。
でも真実ですよ。そこに大人の裏事情がある。大抵の会社や上司は、本人が優秀であると気づかせてくれないのです。
気づかれてしまうと、給料を上げる必要性が生まれるなど使いづらくなるから。「まだまだ！もっと！もっと！」と求めます。
優秀と気づけるわけがありません。
（原因2）仕事は高い方に流れる特性
仕事が多すぎて苦しくなる原因の2つ目は、仕事は高い方に流れる特性があるからです。
仕事は「できる人」に集中するものです。
会社は20％の優秀な社員によって、80％の社員を食べさせている大人の事情がある。
- パレートの法則があてはまります。
パレートの法則は、イタリアの経済学者ヴィルフレド・パレートが発見した冪乗則(べきじょうそく)。
経済において、全体の数値の大部分は、全体を構成するうちの一部の要素が生み出しているとした。80:20の法則、ばらつきの法則とも呼ばれる。
出典：ウィキペディア
優秀な社員によって、会社は支えられているということ。優秀な人に仕事は流れ、仕事が多すぎてこなせない問題が起こるのです。
優秀じゃない人、耐えられない人は会社を辞める。そして優秀な人に益々仕事が集まるサイクルになるのです。
優秀であるがゆえの悲劇です(涙)
（原因3）業務の属人化が起こっている
仕事が多すぎて苦しくなる原因の3つ目は、業務の属人化が起こっている可能性もあります。
わかりやすく言えば、
「この仕事は○○さんにしかできない」という現象が原因。
私自身もこの落とし穴にハマった…
IT関連の仕事(タスク)が私にしかできなかったため、そのタスクはすべて私に集まってしまうのです。一つ一つの仕事は時間のかかるものでしたから、毎日夜遅くまで仕事してましたね。
零細企業アルアルです(涙)
（原因4）人を増やせない会社の事情
仕事が多すぎて苦しくなる原因の4つ目は、人を増やせない会社の事情です。
日本のどの企業もぎりぎりの人数でまわしているのが現状でしょう。一人当たりの仕事量が多すぎて苦しくなるのは当たり前です。
特に中小企業は、社員の踏ん張り頼みで会社がなんとかやっていける可能性もあります。
ここまでを以下にまとめますね
- 仕事量多すぎてこなせない原因
- 優秀で素直な社員だから
- 仕事は高い方に流れる特性がある
- 業務の属人化が起こっている
- 人を増やせない会社の事情がある
仕事が多すぎてこなせない人の刹那い特徴
仕事で多すぎてこなせなくなる人の「一般的な」特徴は下記になります。
| 特徴 | 説明 |
|---|---|
| 時間管理が苦手 | 効率的なタイムマネジメントができず、時間を無駄に使ってしまう |
| 優先順位の付け方が不適切 | 重要なタスクとそうでないタスクの区別がつけられず、効率的に仕事が進められない |
| タスクの抱え込み | 他人に仕事を任せることができず、すべてのタスクを自分で抱え込む傾向がある |
| 完璧主義 | 仕事に対して完璧を求めすぎて、細部にこだわりすぎて効率が悪くなる |
| プロジェクト管理が不得意 | タスクの進捗状況や期限を把握しきれず、計画通りに仕事が進められない |
| コミュニケーション不足 | チームメンバーや上司とのコミュニケーションが不十分で、認識の齟齬やタスクの重複が発生 |
| ストレス耐性が低い | ストレスをうまく処理できず、ストレスが溜まると作業効率が低下する |
| 自己評価が甘い | 自分の能力や限界を正確に把握できず、実際にこなせる仕事量より多くの仕事を引き受ける |
| 休みが不足している | 適切な休息を取らず、疲労が溜まり、仕事の効率が低下する |
| スキルアップが不十分 | 自分のスキルを磨くことに十分な時間を割かず、仕事の効率が改善されず、仕事量がこなせなくなる |
上記の表にあてはまらない、意外すぎるくらい意外な特徴を持つ人がいます。
以下の3つの特徴です。
- 仕事が早い
- 仕事が正確
- 気持ちよく引き受けてくれる
上記の特徴を持つ人は、100％真面目で素直な人たちですよ。
ストレスを抱えながらも仕事量の多さのせいにせず、業務処理能力を高めようと考えるタイプ。
それだけにどんどん仕事が集まります。
やがて…うまくこなせないと自分を責める。次第にキャパオーバーとなりパンクする…というのがお決まりのパターン。
以上が、仕事が多すぎてこなせなくなる人の刹那い特徴です。
仕事量が多すぎる！こなせない地獄を改善する対処法
仕事が多すぎてこなせない状況を改善するための対処法を解説します。
心がまえとして、自分にコントロールできることに意識を集中させることが大切。取り急ぎ下記をやってみましょう。
- 仕事が多すぎてこなせない状況への対処法
- 整理整頓する
- タスクを見直す
- 優先順位を決める
- 完璧より最適を目指す
- 時間割を作る
- 効率化のアドバイスを受ける
- 他人の協力を仰ぐ
- 上司に現状をきちんと伝える
- 定時に帰る覚悟で挑む
- 無理やりにでも休憩する
1．整理整頓する
仕事が多すぎてこなせない状況を改善するための対処法の1つ目は、整理整頓することです。
デスクや書類を整理し、物や情報がすぐ見つけられる状態にすると、仕事の効率が向上します。
仕事が忙しいとついつい乱雑になりがちですよね。厳しい状況を重々承知した上でお伝えしますけど、整理整頓はとにかく大事です。
最低限としては、書類をファイルに分類して保管し、PC内のファイルも整理しておくこと。
この2つを行うだけでも仕事の処理速度が早まり、こなせる量も増えます。「探している時間」をとにかく削減するのです。
2．タスクを見直す
仕事が多すぎてこなせない状況を改善するための対処法の2つ目は、タスクを見直すことですね。
何も考えないで仕事を処理していると、いつの間にか不要なタスクをしている場合があります。
この記事を書いている私にも経験があります。「いつか役に立つだろう」とあるデータを収集していたのですが、そのデータを役立てる日はこなかった…。
という悲惨なことにならぬよう、タスクリストを作成し、それを定期的に見直すことをおすすめします。
不要なタスクを削除することで、仕事量を減らすことができます。
3．優先順位を決める
仕事が多すぎてこなせない状況を改善するための対処法の3つ目は、優先順位を決めることです。
仕事量が多すぎると、どの仕事から手をつけていいか迷いますよね。
- 迷いが仕事の処理速度を遅くする。
そこで優先度の高いものから処理すること。
以下の順番です。
- 重要であり急ぎのものを処理する
- 急ぎだけど重要でないものを処理する
- 重要だけど急ぎではないものを処理する
仕事の優先順位を決めて仕事に取り掛かると、業務処理のスピードが上がると同時に迷いも軽減されストレスも減ります。
4．完璧より最適を目指す
仕事が多すぎてこなせない状況を改善するための対処法の4つ目は、完璧より最適を目指すこと。
完璧を求めたくなる気持ちも理解できますけれど、大切なのは自己満足ではないのですよね。
相手の期待や要求を満たすことを重視し、適切な品質で仕事を進めることが重要なわけで。
例えば、報告書作成では、相手が理解しやすい形で情報を整理し、細部にこだわりすぎないみたいなね。
5．時間割を作る
仕事が多すぎてこなせない状況を改善するための対処法の5つ目は、時間割を作ることです。
一日のスケジュールを時間割にして計画し、作業を効率的に進めることができます。
各々のタスクに締切ができるので、集中力もアップし効率が上がります。
例えば、集中力が高い午前中に重要なタスクを行い、午後はメールチェックやミーティングを行うようにスケジュールを組むといいです。
6．効率化のアドバイスを受ける
仕事が多すぎてこなせない状況を改善するための対処法の6つ目は、効率化のアドバイスを受けることです。
先輩たちは、あなたの通っている苦しい道を歩んできた可能性があり、効率よくさばく手段を既に編み出している可能性があります。
どうすれば効率よく仕事がさばけるか教えを請うといいですよ。思いがけないツールがあるかもしれません。
7．他人の協力を仰ぐ
仕事が多すぎてこなせない状況を改善するための対処法の7つ目は、他人の協力を仰ぐことです。
自分ひとりで抱え込まずに、同僚や部下に思い切ってヘルプを求めてみること。
勇気のいることですけれど、仕事を抱え込んでいると、苦しんでいると周りに気づいてもらえない可能性があります。
自分が抱えている仕事量を周りに把握してもらうチャンスとも言えます。
8．上司に現状をきちんと伝える
仕事が多すぎてこなせない状況を改善するための対処法の8つ目は、上司に現状をきちんと伝えることです。
「今の仕事の終わる見込み」を伝えるなど、現在抱えている仕事量を上司に伝えたほうがいい。
上司も自らの仕事を進めなければならない立場があり、仕事を実際に減らしてくれるかどうかは未知数ですけれど。
上司に「これ以上、仕事を頼めそうもないな」と気づいてもらう警告灯にはなるでしょう。
9．定時に帰る覚悟で挑む
仕事が多すぎてこなせない状況を改善するための対処法の9つ目は、定時に帰る覚悟で挑むこと。
仕事が多すぎて困っているときに考えるのは酷かもですが、定時にサクッと帰る覚悟を持って仕事に挑みましょう。
本当の狙いは「自然手抜き」を防ぐためです。
長時間の業務に耐えられるよう、私たちは無意識に手を抜いてしまうもの。
定時までに終わらせる覚悟を決めることにより、集中力を高めて自然手抜きを抑え込めます。
「定時に帰る」という意識を持ち、全力集中ですね
10．無理やりにでも休憩する
仕事が多すぎてこなせない状況を改善するための対処法の最後は、無理やりにでも休憩すること。
集中力を保ち続けられる時間は45〜90分程度と言われています。どのような人であっても、ぶっ続けで仕事をしていると、疲れが溜まり効率が悪くなる。
思い切って休憩を取ることで、リフレッシュになり業務スピードがアップします。
総合的に考えるとどんなに仕事量が多くても、休憩を挟んだ方が生産性も確実性もアップします。
ここまでをもう一度まとめたものがこちら↓
- 仕事が多すぎてこなせない状況への対処法
- 整理整頓する
- タスクを見直す
- 優先順位を決める
- 完璧より最適を目指す
- 時間割を作る
- 効率化のアドバイスを受ける
- 他人の協力を仰ぐ
- 上司に現状をきちんと伝える
- 定時に帰る覚悟で挑む
- 無理やりにでも休憩する
お気持ちわかります。
視点を変えることが大切です。
次に解説しますね
周りに悪いなと思ったときの考え方
仕事を手伝ってもらうときに、周りに悪いと思ったら…。
- 「大局観」を持って考えるといいです。
大局観とは、物事の全体的な状況や成り行きに対する見方・判断という意味。
キャパオーバーの仕事をそのまま続けていては、心も体も壊してしまうのではないでしょうか？
そう考えれば楽になるでしょう？
辞める前に調べるべきチェックポイント
自分の身は自分で守らねばなりません。「仕事が多すぎる」と思ったときは原則、自分を守るようにしましょう。
状況によっては、今の仕事を辞めたほうがいいかもしれません。下記をチェックして今後のことを考えるべきかチェックするといいですよ。
- 辞める前に調べておきたいチェックポイント
- 仕事量が改善される余地はあるか？
- やりがいを感じるか？
- スキルアップにつながっているか？
- 給料が上がる見込みはあるか？
- 他社ならいくらもらえそうか？
(1)仕事量が改善される余地はあるか？
今の仕事を辞める前に調べておきたいチェックポイントの1つ目は、仕事量が改善される余地はあるかです。
「業績も業界も伸びている」「今後は社員が増えそう」など、会社の状況が変わる雰囲気があれば、仕事量は改善される余地があります。
会社のスタート時期は、少ない人数でまわすことも多く、ひとり当たりの仕事量は多くなる傾向があります。
会社が大きくなれば改善の可能性ありです。
一方、会社の状況が変わる様子がなければ、改善される可能性は低いでしょうね。
(2)やりがいを感じるか？
今の仕事を辞める前に調べておきたいチェックポイントの2つ目は、やりがいを感じるかです。
仕事自体にやりがいを感じるかどうかもチェックしましょう。
やりがいは仕事のモチベーションを司る大切なエネルギーです。
やりがいがすでに消失しているようですと続けるのは厳しいですね。
(3)スキルアップにつながっているか？
今の仕事を辞める前に調べておきたいチェックポイントの3つ目は、スキルアップにつながっているかです。
仕事が多すぎても、スキルアップにつながり、成長感を得られているのであればしばらく様子を見るのも悪くありません。
良い条件の転職や起業・フリーランスの道など自分の未来をつくることができるからね。
(4)給料が上がる見込みはあるか？
今の仕事を辞める前に調べておきたいチェックポイントの4つ目は、給料が上がる見込みはあるかです。
出世や給料アップの可能性があるかどうか社内を見渡してみましょう。上司の給料を把握すると、自分の将来予想の参考になりますよ。
見込みがないのであれば、早いうちに転職を考えた方がいいかもしれません。
(5)他社ならいくらもらえそうか？
今の仕事を辞める前に調べておきたいチェックポイントの5つ目は、他社ならいくらもらえそうかです。
転職エージェントに問い合わせて、どのようなところに転職できそうか、年収がどれくらいになりそうか調べると自分を客観視できます。
無料でやってくれますよ。
自分にどれほどの価値があるか理解すると、残るか転職するかひとつの目安になります。
【提案】自由に働く道を考えるのもあり
起業やフリーランスにて独立を図り、自由に働く道を考えるのもありですよね。
通常の会社の報酬形態では、優秀だからといってその人だけ高いお給料を支払うわけにいかない。
また、働き方の自由度にも限界があります。「ほかの社員の手前」と会社側が考える、見えない足かせのようなものですね。
しかし、
- 大抵の人は飛び出そうとしない。
自分を優秀と思っていないから。優秀と思えないのは、自分の強みもその価値もわかっていないからです。
これも会社側にとって都合がいいお話。多くの優秀な女性は「能ある鷹は爪に気づかず」という感じですね。
自分の“強み”を見極めていこう
会社員を続けるべきか、起業やフリーの道を選ぶべきか迷ったら、自分の“強み“を見つけて、その価値がどれほどのものか把握するといいです。
- 強みは将来の方向性を示す軸です。
転職をするにしても、自分にしかない強みがわかると武器になりますしね。
多くの人が本当の自分の力を知らないです。
強みを発見する自分の棚卸し20の要点【起業&転職の武器に】 をお読みになるとこれから進むべき道を選ぶいいヒントになりますよ。
社員を卒業した女性たち
これまで仕事が多すぎる状態から抜け出し、自由に働く女性たちをたくさん見てきました。
1千万円以上の給料をもらっていた女性でさえ
あの頃の働き方はもうしたくない
とよく語っています。
お金や出世よりも「自分らしく働きたい」「自由に働きたい」「誰かの役に立つことがしたい」という気持ちで働きたいと考える女性たちでしたよ。
他人からどう思われようと、本人に違和感があればそれがすべてです。
この機会に今後どうすればいいか、じっくり考えてみるといい。
もしも1人では頭を整理ができないということであれば、こちらの講座では私に直接相談できる時間ももうけています。
会社員を卒業した女性のインタビュー動画もあるので参考にするといいですよ。(4分程度です)
今の仕事に限界を感じた人に役立つツール
最後になりますが、今の仕事に限界を感じた人に役立つツールを作りました。
そこで、仕事を辞めたくても辞められない人たちにぴったりのツールを作りました。その名も、『今の仕事を辞める踏ん切りをつける活動100選シート』です。
記載されていることをひとつひとつクリアすることで、仕事を辞める踏ん切りをつけることができます。
このシートは、闇雲にお仕事を辞めさせるために作ったものではありません。悩まれている人が多いので、自分の将来を考えていただくために作ったものです。
研究を重ねて10年以上の月日をかけた逸品です。正直迷いましたが、無料でお配りします。
但し、いつまで無料配布をするかわかりません。必要な人は今すぐ入手し保存することをおすすめします。
下記からどうぞ。(10秒で入手できます)
それでは本記事に書いたことを実行して楽しく働くワークライフを目指してくださいね。
以上となります。
今の仕事を一生続ける気にならない人に。
※個別相談も講座後に1時間できます。
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