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仕事量多すぎてこなせない地獄の脱出方法|誰も教えてくれないキャパオーバーの抜け出し方

仕事量多すぎてこなせない地獄の脱出方法|誰も教えてくれないキャパオーバーの抜け出し方

仕事が多すぎてこなせない人
仕事量が多すぎてキャパオーバーです。効率が悪いから?
本当の原因はなに?
対処法も知りたいな。

そんな疑問に答えます。

仕事量が多すぎてこなせない人が増えてます。

力不足と自分を責める必要はありませんよ。

その多くは処理能力の問題ではないですね。完全にキャパオーバーの場合が多い。

実は、会社や上司のやむなき事情が隠れているのです。

この記事を書いている私は、前職で取締役となり部下を持っていた経験があります。

その「やむなき事情」がよくわかる。

驚きの結論から言います。

仕事が多すぎてこなせない問題には、当人の優秀さが災いしている。

そんなはずはないと拒絶したくなるかもしれませんが真実。

意味不明だと思いますので、この記事でわかりやすく解説します。

この記事の内容は、他では読めないと思いますので最後までお読みくださいね。

3分くらいで読めます。

  • 本記事の主な内容です
  • 仕事量が多すぎてこなせない原因【裏事情】
  • こなせない人の特徴
  • こなせない地獄から抜け出す方法
  • この記事の信頼性が不安な方へ
    ※読み飛ばしOKです

この記事を書いている私は、働く女性のモヤモヤ相談やキャリアの棚卸しに10年以上向き合いつづけてきました。2000人以上指導して知り得たことをお伝えしています。

現在、自分スタイルで生き抜く人づくりの会社を経営。

日本経済新聞、日経WOMANを始め多数のメディアで取り上げられました。

私はこの仕事が好き!!自分の“強み”を活かして稼ぐ方法(大和出版)」という本も出版しています。


詳しいプロフィールはこちらです

仕事量多すぎてこなせない原因【裏事情】

仕事量多すぎてこなせない原因【裏事情】

仕事量多すぎてこなせない原因について4つ解説します。

後ほど「仕事量多すぎてこなせない地獄から抜け出す方法」を解説しますが、行動に移すために知っておくべき内容です。

ここでは「仕事ができない人だから」という安直な原因は除外しました。

お読みになるとわかりますけれど、ちょっと切ないお話です。

しかし事実を知ることは大切なので心してお読みくださいね。

優秀で素直な社員だから

優秀で素直な社員だから

仕事が多すぎて苦しくなる原因の1つ目は、優秀で素直な社員だからです。

そうお伝えすると「私は優秀じゃないです」と否定したくなるかもですね。

でも真実ですよ。大人の裏事情がある。

大抵の会社や上司は、優秀であると気づかせてくれないです。

気づかれてしまうと、給料を上げる必要性が生まれるなど使いづらくなるから。

「まだまだ!もっと!もっと!」と求めます。

優秀と気づけるわけがありません。

仕事は高い方に流れる特性がある

仕事は高い方に流れる特性がある

仕事が多すぎて苦しくなる原因の2つ目は、仕事は高い方に流れる特性があるからです。

具体的には、できる人に仕事が集中しているのです

会社は20%の優秀な社員によって、80%の社員を食べさせている大人の事情がある。
  • パレートの法則があてはまります。

パレートの法則は、イタリアの経済学者ヴィルフレド・パレートが発見した冪乗則(べきじょうそく)。
経済において、全体の数値の大部分は、全体を構成するうちの一部の要素が生み出しているとした。80:20の法則、ばらつきの法則とも呼ばれる。
出典:ウィキペディア

優秀な社員に会社は支えられています。

優秀な人に仕事は流れ、仕事が多すぎてこなせない問題が起こるのです。

優秀じゃない人、耐えられない人は会社を辞める。そして優秀な人に益々仕事が集まるサイクルとなるのです。

浅野ヨシオ
浅野ヨシオ

優秀であるがゆえの悲劇です

業務の属人化が起こっている

業務の属人化が起こっている

仕事が多すぎて苦しくなる原因の3つ目は、業務の属人化が起こっている可能性もあります。

わかりやすく言えば、

「この仕事は○○さんにしかできない」という現象が原因。

浅野ヨシオ
浅野ヨシオ

私自身もこの落とし穴にハマった

ある仕事(タスク)が私にしかできなかったため、そのタスクはすべて私に集まってしまうのです。

一つ一つの仕事は時間のかかるものでしたから、毎日夜遅くまで仕事してましたね。

浅野ヨシオ
浅野ヨシオ

零細企業アルアルです

人を増やせない会社の事情

人を増やせない会社の事情

仕事が多すぎて苦しくなる原因の4つ目は、人を増やせない会社の事情です。

日本のどの企業もぎりぎりの人数でまわしているのが現状でしょう。一人当たりの仕事が多すぎて苦しくなる一因です。

特に中小企業は、社員の踏ん張り頼みで会社がなんとかやっていける可能性もあります。

浅野ヨシオ
浅野ヨシオ

ここまでを以下にまとめますね

  • 仕事量多すぎてこなせない原因
  • 優秀で素直な社員だから
  • 仕事は高い方に流れる特性がある
  • 業務の属人化が起こっている
  • 人を増やせない会社の事情がある

仕事が多すぎてこなせなくなる人の特徴

仕事が多すぎてこなせなくなる人の特徴

仕事が多すぎてこなせなくなる人の特徴は下記の3つです。

  1. 仕事が早い
  2. 仕事が正確
  3. 気持ちよく引き受けてくれる

以上の3つ。

  • 意外でしょう?
上記の特徴を持つ人は100%真面目で素直な人たちですよ。

苦しくても仕事量の多さのせいにせず、自分の業務処理能力を高めようと考えるタイプ。

そしてうまくこなせないと自分を責める。。

次第にキャパオーバーとなりパンクする。。。

仕事が多すぎてこなせなくなる人たちの切ない特徴です。

浅野ヨシオ
浅野ヨシオ

仕事量多すぎてこなせない地獄にハマるスパイラルですね

仕事量多すぎてこなせない地獄から抜け出す方法

仕事量多すぎてこなせない地獄から抜け出す方法

おまたせしました。

仕事量多すぎてこなせない地獄から抜け出す方法について解説します。

心がまえとして、自分にコントロールできることに意識を集中させることが大切。

取り急ぎ下記をやってみましょう。

  • 仕事量が多すぎてこなせない地獄から抜け出す方法
  1. 業務の効率化を図る
  2. 優先順位を決める
  3. 他人の協力を仰ぐ
  4. 上司に現状をきちんと伝える
  5. 定時に帰る覚悟で挑む
  6. 無理やりにでも休む
(1)業務の効率化を図る

業務の効率化を図ることは大前提ですよね。

以下に気を配るだけでも効率アップします。

  • 業務の効率化を図る
  • 整理整頓
  • いらない仕事の削減
  • メリハリをつける

少し補足解説しますと、

整理整頓は業務効率化の鉄板ですね。

デスク周りに書類や筆記具がごちゃごちゃしていると、どんどん業務処理が遅くなります。

整理整頓の本当の目的は、瞬時に目的のものに辿り着くため。私たちは「探す」ことに時間をとられています。パソコンのフォルダやファイル整理も含みますよ。

次にいらない仕事の削減です。

本当は必要ない仕事をやっている可能性があります。(業務命令であれば仕方ないけど)

全く利用しないデータを延々取り続けているとか(私も経験あり、涙)。

一度、すべての業務の目的を洗い出して意味ないものであれば削減してしまいましょう。

最後に仕事にメリハリをつけることです。人が集中力を保ち続ける時間は45~90分程度と言われています。

午前中は頭が冴えているから集中力を必要とする業務を行い、午後は事務処理的な仕事を行うとかですかね。

(2)優先順位を決める

仕事量が多すぎるとき、どの仕事から手をつけていいか迷いますよね。

  • 迷いが仕事の処理速度を遅くする。

そこで優先度の高いものから処理する。

何を優先すべきかは、

  1. 重要かどうか?
  2. 急ぎかどうか?

の2点を軸に決めます。

重要であり急ぎのものから処理を始める。次は急ぎだけど重要でないもの。その次は、重要だけど急ぎではないものと続きます。

仕事の優先順位を決めて仕事に取り掛かると、業務処理のスピードが上がると同時に迷いも軽減され気持ちも楽になります。

(3)他人の協力を仰ぐ

同僚や部下に思い切ってヘルプを求めてみましょう。

勇気のいることですけれど、一人で仕事を抱え込んでいると、苦しんでいると周りに気づいてもらえない可能性があります。

自分が抱えている仕事量を周りに把握してもらうチャンスとも言えます。

(4)上司に現状をきちんと伝える

現在行っている仕事の終わる見込みを伝えるなど、抱えている仕事量を上司に伝えたほうがいいです。

上司も自らの仕事を進めなければならない立場があり、仕事を実際に減らしてくれるかどうかは未知数ですけれど。

上司に「これ以上、仕事を頼めそうもないな」と気づいてもらう警告灯にはなるでしょう。

(5)定時に帰る覚悟で挑む

仕事が多すぎて困っているときに考えるのは酷かもですが、定時にサクッと帰る覚悟を持って仕事に挑みましょう。

本当の狙いは「自然手抜き」を防ぐためです。

長時間の業務に耐えられるよう、私たちは無意識にでも手抜きをするようになるのです。

「定時に帰る」という意識を持ち仕事に向き合うと予防効果あります。

(6)無理やりにでも休む

仕事量が多すぎてこなせないときこそ、無理にでも休む習慣をつけた方がいい。

その理由としては効率が悪くなっているから。

先ほどお伝えした通り、人が集中力を保ち続ける時間は45〜90分程度と言われています。

本人は焦っていて気づきづらいのですが、疲れが溜まり効率が悪くなっている。

思い切って休憩を取ることで、リフレッシュされ業務スピードがアップします。

また、休んでいるときに業務を効率化する方法を思いつくこともありますよね。

どんなに仕事量が多くても、総合的に考えると、休んだ方が生産性が上がります。

浅野ヨシオ
浅野ヨシオ

ここまでをもう一度まとめたものがこちら↓

  • 仕事量が多すぎてこなせない地獄から抜け出す方法
  1. 業務の効率化を図る
  2. 優先順位を決める
  3. 他人の協力を仰ぐ
  4. 上司に現状をきちんと伝える
  5. 定時に帰る覚悟で挑む
  6. 無理やりにでも休む
うーん
うーん
ちょっと気が引けるもの多いですね。周りに迷惑かけないかなぁ。
浅野ヨシオ
浅野ヨシオ

お気持ちわかります。視点を変えることが大切。次に解説しますね

周りに悪いなと思ったときの考え方

周りに悪いなと思ったときの考え方

周りに悪いなと思ったときの考え方として、

  • 大局観を持って考えるといいです。

大局観とは、物事の全体的な状況や成り行きに対する見方・判断という意味です。

今の状態は完全なキャパオーバーです。このままでは心も体も壊してしまうのではないでしょうか?

もしも身体を壊したら一緒に働く人たちにも会社にもメリットはひとつもありません。

大局観で考えると、
人に頼むのも、今以上の仕事を断るのもみんなのためになるのです。

現実を直視しましょうね。

辞める前に調べるべきチェックポイント

辞める前に調べるべきチェックポイント

「仕事が多すぎる」と思ったときは原則、自分を守るようにしましょう。

状況によっては、今の仕事を辞めたほうがいいかもしれません。

下記をチェックし今後を考えるといいですよ。

  • 辞める前に調べておきたいチェックポイント
  1. 仕事量が改善される余地はあるか?
  2. やりがいを感じるか?
  3. スキルアップにつながっているか?
  4. 給料が上がる見込みはあるか?
  5. 他社ならいくらもらえそうか?
(1)仕事量が改善される余地はあるか?

「業績も業界も伸びている」「今後は社員が増えそう」など、会社の状況が変わる雰囲気があれば、仕事量は改善される余地があります。

会社のスタート時期は、少ない人数でまわすことも多く、ひとり当たりの仕事量は多くなる傾向があります。

会社が大きくなれば改善の可能性ありです

一方、会社の状況が変わる様子がなければ、改善される可能性は低いでしょうね。

(2)やりがいを感じるか?

仕事自体にやりがいを感じるかどうかもチェックしましょう。

やりがいは仕事のモチベーションを司る大切なエネルギーです。

やりがいがすでに消失しているようですと続けるのは厳しいですね。

(3)スキルアップにつながっているか?

仕事が多すぎても、スキルアップにつながり、成長感を得られているのであればしばらく様子を見るのも悪くありません。

良い条件の転職や起業・フリーランスの道など自分の未来をつくることができるからね。

(4)給料が上がる見込みはあるか?

出世や給料アップの可能性があるかどうか社内を見渡してみましょう。

上司の給料を把握すると、自分の将来予想の参考になりますよ。

見込みがないのであれば、早いうちに転職を考えた方がいいかもしれません。

(5)他社ならいくらもらえそうか?

転職エージェントに問い合わせて、どのようなところに転職できそうか、年収がどれくらいになりそうか調べると自分を客観視できます。

無料でやってくれますよ。

自分にどれほどの価値があるか理解すると、残るか転職するかひとつの目安になります。

自由に働く道を考えるのもあり

自由に働く道を考えるのもあり

起業やフリーランスにて独立を図り、自由に働く道を考えるのもありですよね。

通常の会社の報酬形態では、優秀だからといってその人だけ高いお給料を支払うわけにはいきません。

また、働き方の自由度にも限界があります。「ほかの社員の手前」と会社側が考える、見えない足かせのようなものですね。

優秀な人は、会社のルールのワクにおさまりきらないのです。

しかし、

  • 大抵の人は飛び出そうとしない。
自分を優秀と思っていないから。優秀と思えないのは、自分の強みもその価値もわかっていないからです。

これも会社側にとって都合がいいお話。

多くの優秀な女性は「能ある鷹は爪に気づかずという感じですね。

自分の“強み”を見極めていこう

自分の“強み”を見極めていこう
会社員を続けるべきか、起業やフリーの道を選ぶべきか迷ったら、自分の“強み“を見つけて、その価値がどれほどのものか把握するといいです。
  • 強みは将来の方向性を示す軸です。

転職をするにしても、自分にしかない強みがわかると武器になりますしね。

多くの人が本当の自分の力を知らないです。

強みを発見する自分の棚卸し20の要点【起業&転職の武器に】 をお読みになるとこれから進むべき道を選ぶいいヒントになりますよ。

社員を卒業した女性たち

社員を卒業した女性たち

これまで仕事が多すぎる状態から抜け出し、自由に働く女性たちをたくさん見てきました。

1千万円以上の給料をもらっていた女性でさえ

あの頃の働き方はもうしたくない

とよく語っています。

お金や出世よりも「自分らしく働きたい」「自由に働きたい」「誰かの役に立つことがしたい」という気持ちで働きたいと考える女性たちでしたよ。

他人からどう思われようと、本人に違和感があればそれがすべてです。

この機会に今後どうすればいいか、じっくり考えてみるといい。

もしも1人では頭を整理ができないということであれば、こちらの講座では私に直接相談できる時間ももうけています。

会社員を卒業した女性のインタビュー動画もあるので参考にするといいですよ。(4分程度です)

彼女は起業し1年足らずで、やりたくない仕事はお引き受けしないくらいに成長しました。

退職する踏ん切りをつけたい方へのプレゼント

退職する踏ん切りをつけたい方へのプレゼント

最後になりますが、今の仕事を辞める踏ん切りをつける活動100選 シートを作りました。

記載されていることをひとつひとつクリアすることで仕事を辞める踏ん切りをつけることができます。

このシートは、闇雲にお仕事を辞めさせるために作ったものではありません。

悩まれている人が多いので、将来のことを考えていただくために作ったものです。

ほかでは入手できない貴重なものですが、今なら無料でお配りします。

ある程度配布が終わったら、無料配布は終了する予定です。

必要な方は早めの入手をおすすめします。

下記からお申し込みください。
(10秒で入手できます)


※予告なく配布を終了致します

それでは本記事に書いたことを実行して楽しく働くワークライフを目指してくださいね。

以上となります。

 

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